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Ao optar por adquirir um PABX tradicional (Private Automatic Branch eXchange – equipamento onde são ligadas as linhas telefônicas da empresa e distribuídas para vários ramais), ou mesmo manter o que eventualmente já exista em sua empresa, é importante considerar alguns fatores.

Alguns destes fatores incluem os custos diretos e indiretos envolvidos, a recorrência com assinatura de links de telecomunicações dedicados, a demanda sazonal de linhas, recursos e segurança. Saiba mais a seguir

1. Custo de Aquisição

Caso a empresa ainda não possua um equipamento PABX, ou queira atualizar o que possui, o preço é sempre um item importante a considerar. A despeito de parecer uma afirmação óbvia, algumas armadilhas escondem-se por trás do valor. Veja como avaliar este quesito:

  • Tipo de uso: O ramal é usado intensamente na empresa ou somente  de forma esporádica? Esta resposta indicará o dimensionamento necessário quanto à capacidade de canais de conexão com a rede pública. Um erro neste parâmetro fará com que os clientes que ligarem recebam sinal de ocupado em alguns momentos – falta de canais – ou que você gaste mais do que necessário com equipamento e assinatura mensal de canais (ou franquia) junto à operadora.
  • Quantidade de funcionários: Tenha em mente o seguinte – quanto menos funcionários, maior a relação de canais de entrada e ramais com segunda linha. Ou seja, no limite, uma empresa com um negócio de uso intensivo dos ramais e poucos funcionários – digamos 5 – deveria optar por ramais digitais com no mínimo 2 linhas por ramal.
  • Recursos: A empresa tem mais que dois números entrantes? É necessário um aviso diferenciado para o cliente e o atendente. Não atende sábados e domingos? Uma informação em URA customizada é indispensável e um relatório de “quem ligou” nestes períodos é muito desejável.
  • Limitações: Por horário, senha, etc. Definir o que cada ramal e cada funcionário pode acessar.
  • Instalação: A instalação do equipamento adquirido terá um custo (às vezes até similar ao do equipamento).

2. Custo de Propriedade

Este é um valor que muitas vezes “engana” quando vamos fazer as contas. Considere:

  • Seguro de manutenção: Se a sua empresa possuir, existe um custo mensal por este seguro que deve ser contabilizado.
  • Custo de manutenção: Se a empresa não tiver um seguro de manutenção, deverá então pagar a um técnico ou empresa de suporte por atendimento. Neste caso não há SLA e a empresa poderá em média levar de 24 a 48 horas para atender.
  • Custo de indisponibilidade: Aqui estão custos “ocultos” decorrentes desde defeitos no equipamento PABX tradicional até a falha de energia elétrica e rede (quando a operadora tem problemas). Usando a premissa média de 24 horas fora do ar, para calcular este custo basta estimar quantos contatos telefônicos a sua empresa perdeu e, em média, quanto disso se converteria em receita. Esta perda costuma ser a pior pois reflete-se inclusive no futuro (clientes que não conseguiram falar muitas vezes tentam no concorrente!).

3. Custo de Atualização e Suporte Técnico

Muitas empresas de pequeno porte abrem mão da atualização e suporte devido ao alto custo. Todavia, após alguns anos, este comportamento faz com que o PABX fique obsoleto e aumenta os custos do item 2 por encarecimento das peças e dificuldade em encontrar mão de obra especializada.

No limite, pode ocorrer uma falha que impossibilite totalmente a manutenção (placas fora de linha de produção, por exemplo), obrigando a empresa a fazer uma aquisição e instalação rápida de um novo equipamento e levando o “out time” a muito além das 24 horas médias – impactando assim na perda de receita mais uma vez.

É também importante considerar que a falta de suporte (técnico especializado “in house” ou por contrato) faz com que se abra mão dos recursos de produtividade mais atualizados, o que muitas vezes gera perdas ocultas nas receitas.

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