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Com um mercado cada vez mais competitivo e empresas que buscam incorporar métodos mais eficientes para se destacar perante a concorrência, é fundamental que você busque também aplicar técnicas e ferramentas adequadas para se sobressair, principalmente quando o assunto é departamento de vendas. Essa é uma peça muito importante nas organizações, pois esse setor promove lucratividade e fidelização quando está bem preparado.

A área comercial é imprescindível para garantir o sucesso dos negócios, notadamente quando envolvem transações B2B, que apresentam ciclos de vendas bastante prolongados ou quando o ticket médio é alto. No entanto, para que tudo isso seja eficaz, é necessário ter uma gestão de vendas adequada, a fim de fornecer bons produtos e serviços de qualidade.

Sobreviver nesse mercado exige algumas práticas, já que há uma grande concorrência no setor empresarial. A resposta para isso está na atuação dessa área comercial, como também contar com bons colaboradores e ter uma visão aberta quando o assunto são as necessidades dos clientes.

Um segmento comercial bem organizado e qualificado faz com que sua empresa se destaque e promova bons resultados, pois é por meio dessa diferenciação que seus clientes vão sentir confiança e optar pela sua marca em meio ao amplo mercado.

Pensando nisso, preparamos este guia para que você saiba como estruturar o seu departamento de vendas corretamente. Acompanhe e confira!

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A importância de estruturar o departamento de vendas

Para que você entenda como a estruturação desse setor é importante para as empresas, primeiramente você deve entender que são as funções de cada negócio que determinarão o modelo estrutural correto. Outro ponto a se considerar é a relação entre departamentos de modo sinérgico, já que todas as áreas precisam trabalhar em conjunto, ressalvadas as responsabilidades de cada área.

A relação existente entre o departamento de vendas e os outros deve ser de união dentro de uma empresa. Ou seja, setores de compras, produção, marketing e finanças devem ter uma relação de harmonia, a fim de trabalharem da melhor forma possível para o crescimento do negócio.

Assim, por meio deles é que pode haver o surgimento de novas ideias de produtos e serviços, além de uma definição de preços correta, por exemplo. Você pode estruturar o seu setor de vendas por categorias, como as citadas a seguir.

Vendas por território

Nesse modelo, a venda será baseada por divisão geográfica, ou seja, são estabelecidos setores por cidades, estado, entre outros. Essas localidades podem ser geridas por um administrador regional, o qual também pode delegar a outro que seja competente para gerenciar os vendedores. Eles atuarão em pontos específicos e terão responsabilidades conforme o segmento da empresa.

Essa categoria é interessante quando há um público com características semelhantes. Mesmo sendo uma condição atrativa, é preciso que você desenvolva uma ótima administração para que o controle de todos os processos seja eficiente.

Vendas por clientes

Outro tipo de estruturação para um departamento de vendas é levar em conta as características e necessidades de cada cliente. Esse modelo de atuação leva em conta quantidades preestabelecidas de pessoas para definir o volume de profissionais que serão responsáveis pelo suporte e venda a tais clientes. A distribuição pode ser realizada pelo tamanho ou área de atuação da empresa.

Desse modo, essa estruturação apresenta o benefício de melhorar e aproximar o relacionamento com os consumidores e identificar quais são as reais necessidades deles. Contudo, isso pode gerar um aumento nos custos relacionados às vendas, levando em conta o volume de colaboradores necessários, por exemplo.

Vendas por produtos

Os negócios que apresentam uma grande quantidade de opção de produtos são opções bastante viáveis. Nesse caso, haverá vendedores para cada modelo de linha, pois será exigido um conhecimento mais técnico, fazendo com que o colaborador se torne um especialista e conheça cada item detalhadamente.

A principal desvantagem nesse modelo de estruturação é a necessidade de que exista mais de um vendedor por cliente, o que pode provocar uma possível confusão, acarretando maiores custos para o negócio.

Dicas para estruturar o seu departamento

Em qualquer negócio, os funcionários da empresa desempenham um papel fundamental para alcançar o sucesso. Afinal, o que está envolvido é o setor que apresenta a maior probabilidade de converter as oportunidades em lucratividade. Sendo assim, para que o empreendimento consiga atuar corretamente em sua função, é essencial estipular um eficaz método de vendas.

Não apenas o time de vendas, mas todos os que fazem parte da empresa devem trabalhar em conjunto, para que, dessa maneira, a marca se fortaleça no mercado. A partir disso, confira alguns passos de como estruturar corretamente o seu departamento de vendas.

Defina os processos de vendas

Dentro de uma empresa, cada profissional ou equipe deve ter a sua representatividade nos resultados do negócio. Uma boa lucratividade é um fator que precisa ser gerado em todos os setores e, por isso, o trabalho conjunto é fundamental. Contudo, isso só é alcançado se todos os departamentos apresentarem eficiência.

Por exemplo, se o marketing não propicia as oportunidades de mercado, provavelmente haverá um grande impacto no setor de vendas. Assim, é necessário desenvolver um alinhamento entre os responsáveis, com o objetivo de alcançar o sucesso em todas as áreas da empresa.

Nessa perspectiva, é essencial determinar como se dá o andamento do processo de vendas, como é a jornada do cliente, como o setor de marketing deve entregar resultados, quais dados são necessários e quais procedimentos seguir.

Utilize ilustrações para o processo

Essa é uma prática interessante, pois, além de definir claramente o processo, busca promover ilustrações visuais para que todos os envolvidos compreendam seus papéis e a sua importância no resultado geral da empresa. Isso facilita bastante o entendimento geral e melhora a percepção dos seus funcionários.

As atividades devem funcionar como uma corrida de passagem de bastão, de modo com que as metas sejam difundidas entre as equipes. Uma excelente ideia é usar os conceitos de funil de marketing e vendas ilustrados.

Realize treinamentos para capacitar a equipe

Outra dica importante para estruturar o seu departamento de vendas é manter todo o time bem orientado. Desse modo, é interessante criar boas rotinas de treinamentos a fim de otimizar a qualificação dos colaboradores. Isso também permite que novas técnicas sejam aplicadas nesse processo.

Investir em treinamentos propicia resultados constantes nas vendas. Além disso, haverá um aumento da satisfação dos vendedores em fazer parte daquele grupo, o que pode ampliar toda a produtividade dentro da empresa.

Estipule metas para a equipe

Uma prática bastante importante para melhorar o processo de vendas é estabelecer metas. Com objetivos concisos, os colaboradores manterão o foco nas atividades laborais e se esforçarão para alcançar o que é esperado.

Então, tenha bastante atenção na determinação das metas. Criar propósitos simples pode acabar não estimulando seu time, assim como finalidades impossíveis podem frustrar os envolvidos.

Acompanhe a equipe de vendas

Outro ponto a se elencar é sobre a importância de manter o controle de desempenho dos vendedores, a fim de buscar a melhoria dos processos. Para isso, verifique a performance de cada um deles e como está a atuação perante o público.

Também é importante observar o comportamento de compra dos consumidores, se há um perfil ou uma constância de compras, por exemplo. Isso auxilia no embasamento e nas tomadas de decisão.

Simplifique

Os colaboradores que atuam no departamento de vendas costumam ser exemplares quando o assunto é a simplificação e acabam repudiando atividades morosas e difíceis. Sendo assim, o ideal é que você simplifique ao máximo todos os processos da empresa. Ou seja, lembre-se de que o mais importante é padronizar, e não amplificar a burocracia sem necessidade.

Depois de analisar as ofertas, é preciso validar qualquer modificação, realizando o novo processo com uma equipe para avaliar a eficácia e a qualidade das mudanças feitas.

Direcione sem impor

Métodos implantados de modo ditatorial geralmente fracassam em determinado tempo. Assim, é preciso valorizar os benefícios do processo e vendê-los para o seu time, tomando as devidas cautelas ao elencar aspectos específicos para cada colaborador, de acordo com suas capacidades.

Isso pode ser observado principalmente para vendedores mais experientes, que criam seus próprios processos. Além do mais, é preciso promover uma certa flexibilidade em alguns métodos de gestão.

Sendo assim, um atendimento de boa performance exige criatividade por parte dos vendedores. Deixe uma margem de tolerância para que os profissionais possam experimentar de maneira que não cause nenhum prejuízo para a eficiência e qualidade dos negócios.

Pense no cliente

O maior beneficiado precisa ser o seu público, que contará com um atendimento eficaz, assertivo e rápido. Tudo isso vai deixar os clientes satisfeitos e otimizará a visão da sua marca no mercado. Portanto, ao estruturar o seu departamento de vendas, assuma a posição de cliente e analise o percurso de uma venda até a sua conclusão.

Para entender melhor, imagine que houve um agendamento de visita de um cliente. Após isso, será realizado um atendimento que, consequentemente, acaba entrando em uma negociação. Assim, para que uma proposta seja criada, a devida documentação será averiguada e, com um atendimento personalizado e de qualidade, provavelmente um contrato será firmado.

Formas de criar um departamento de vendas nas empresas

Uma grande preocupação dos empreendimentos, independente da área de atuação, está em alcançar resultados em vendas. Contudo, para isso, é preciso inovar e estimular novas estratégias que modifiquem o modo de conquistar clientes.

Atualmente, há duas maneiras de estruturar um processo de vendas em um negócio: método tradicional e o Inbound Sales. Saiba mais a seguir.

Processo Tradicional

O método de vendas tradicional, também chamado de Outbound Sales, está relacionado ao modelo antigo de se praticar uma venda. Por meio dele, os negócios obtêm listas de leads e também buscam realizar as chamadas frias (cold calls) aos seus potenciais consumidores.

Como consequência, as empresas acabam perdendo mais tempo e capital para tentar habituar e preparar o cliente para a compra, que em grande parte das vezes não acontece, uma vez que eles ainda não estão na fase de interesse pela mercadoria ou serviço.

Além do mais, o objetivo de educar os leads passa para a mão dos colaboradores, que, em sua maioria, estão preparados apenas para praticar processo de venda. Nos dias de hoje, essa prática ainda é bastante utilizada por empreendimentos que não conhecem o novo modelo de vendas ou apenas não sabem trabalhar em outro método além do tradicional.

No geral, esses negócios apresentam muitas dificuldades para finalizar vendas, fidelizar clientes e estabelecer sua marca. Eles também gastam bem mais do que deveriam em seus esforços de marketing e metodologias de vendas.

Inbound Sales

O Inbound Sales é uma técnica de vendas voltada para o Inbound Marketing, ou seja, é um processo direcionado para o marketing digital. Essa metodologia começa com o objetivo de atrair visitantes para a empresa e produzir leads, nutri-los e, após isso, remetê-los ao setor de vendas.

A maior diferença aqui é que o lead enviado ao colaborador de vendas já apresenta conhecimento sobre o negócio e tem bastante interesse pelos itens e serviços que são comercializados.

Esse conhecimento e essa decisão dos leads são baseados no método de nutrição comumente feito por conteúdos educacionais, como e-books, artigos, vídeos, webinars etc.

Passo a passo para estruturar corretamente o departamento de vendas

Muitos gestores se questionam sobre as razões pelas quais o empreendimento não cresce tanto, quando comparado aos concorrentes, visto que as suas mercadorias ou serviços são bem melhores. Outra questão também observada é sobre o faturamento que há anos não ocorre um aumento considerável.

O departamento de vendas de uma corporação é como o coração de um ser humano. Se o órgão não funciona corretamente, a pessoa pode correr o risco de morrer, ainda que o cérebro esteja em pleno vapor.

Em se tratando do mercado empresarial, isso não é diferente! A empresa pode desenvolver e criar itens muito bons ou mesmo disponibilizar serviços de altíssima qualidade. Contudo, nada disso será válido caso o setor de vendas não estiver corretamente bem estruturado, buscando garantir que as vendas ampliem e que, inegavelmente, seu cliente continue sempre satisfeito.

Posto isso, pode-se considerar que a prática de vendas é o coração do negócio e o cérebro é o agrupamento de outras funções essenciais para a empresa. Nessa perspectiva, para que o negócio se mantenha vivo e saudável, é essencial que o setor de desenvolvimento e o departamento de vendas estejam corretamente estruturados.

Para começar esse procedimento, é importante seguir alguns passos que poderão, sem dúvida, otimizar e ampliar o nível de qualidade da gestão empresarial e permitir que você alcance um bom crescimento nos negócios. Dessa forma, veja a seguir algumas medidas a serem adotadas em sua empresa.

Elaborar um relatório de vendas

É fundamental contar com um relatório de vendas de pelo menos dos últimos três anos, além de uma averiguação dos itens ou serviços que mais apresentam saídas. Também é importante analisar em qual região e quais são os preços praticados em determinada área.

Certamente, você pode extrair essas informações por meio de um sistema de gestão empresarial para gerenciar as propostas comerciais. Empreendimentos com uma estrutura comercial mais otimizada já têm uma solução CRM (Customer Relationship Management) implantada. Isso acaba facilitando bastante os trabalhos, eleva a qualidade dos negócios e otimiza o relacionamento com o cliente.

Analisar dados e verificar quedas de vendas

É interessante analisar os dados obtidos e determinar métodos para ampliar as vendas dos produtos ou serviços que você comercializa. Outra questão importante é verificar se há possíveis quedas de vendas de mercadorias ou serviços, investigando as razões disso.

Talvez algum item ou serviço esteja ultrapassado ou não supra a real necessidade do consumidor. Assim, compreender esses motivos é essencial para tomar uma decisão baseada na continuidade ou não da venda.

Definir uma estrutura de pessoal adequada

Outro passo para colocar em prática na empresa é definir uma estrutura de pessoal. Algumas corporações necessitam de um grande time de profissionais, com diretor, gerente, coordenadores e vendedores. Já outros negócios exigem somente um colaborador dedicado para as atividades diárias.

Assim, dependendo do negócio, será necessário envolver um profissional de recursos humanos no momento de contratar um novo profissional, a fim de analisar e saber se o perfil dele é apto para a área de atuação. Algumas empresas preferem contratar temporariamente um consultor externo para auxiliar nesse tipo de análise profissional, o que pode ser uma opção bastante viável.

Criar metas de vendas

Além de criar boas metas de vendas, também é importante divulgá-las aos vendedores. A partir disso, você pode colocar em prática uma gestão ativa e potencializar suas chances de obter bons resultados de acordo com o planejado.

Também é interessante definir um programa de comissão que busque fortalecer sua estratégia de crescimento. Isso é uma das maneiras de conseguir maior reconhecimento e otimizar o desempenho de quem trabalha com você.

Aproximar dos clientes e monitorar as compras

Você deve estar sempre próximo de seus clientes, compreendendo seus problemas e buscando solucionar qualquer questão que possa ocorrer.

Também é importante observar as compras de seus consumidores, estudando formas de criar um mix de itens para ampliar as vendas, além de solucionar qualquer problema que seu comprador possa ter.

Analise a viabilidade de vender outras mercadorias ou serviços para o mesmo cliente, isso é uma forma de manter a fidelização.

Participar de encontros empresariais

Participar de encontros de negócios é bastante importante para quem deseja estruturar um departamento de vendas. Ir em congressos, palestras, feiras, associações de comércios, entre outros, são métodos que permitem que você esteja antenado às possíveis alterações de mercado e, principalmente, alcance um networking efetivo para otimizar todo o seu negócio.

Estudar o mercado

Essa prática é muito eficaz para os negócios, pois analisar novos produtos ou serviços, por exemplo, pode ser uma maneira de complementar o seu portfólio e melhorar o potencial de mercado da sua empresa. Também é interessante viabilizar novas parcerias e alianças estratégicas com foco no fortalecimento da marca em outras cidades, estados ou até mesmo em outros continentes, se o interesse da empresa for o de se expandir internacionalmente.

Criar estratégias de marketing específicas

Toda empresa deve utilizar estratégias de marketing ao estruturar um departamento de vendas. Para isso, foque em determinados produtos ou serviços a fim de deixá-los conhecidos no mercado.

A era digital modificou bastante as relações de consumo e, por isso, é essencial que você se atualize sobre as ferramentas de interação com seu público. A elaboração de e-books e artigos técnicos sobre itens e serviços, por exemplo, são ótimas opções para divulgar a sua marca.

Utilizar softwares de automação

É imprescindível que a área de vendas de uma empresa utilize métodos inovadores existentes no mercado. Atualmente, em um mundo globalizado e cheio de avanços tecnológicos, é praticamente impossível manter um negócio ativo e lucrativo sem participar da transformação digital.

Assim, é muito comum que os empreendimentos busquem softwares de automação visando melhorar seus processos e agilizar a produtividade. Por isso o departamento de vendas deve também fazer parte disso e aplicar a tecnologia nas suas atividades.

Ao contar com essas inovações, as tarefas manuais se tornam automatizadas, deixando tudo muito mais fácil e simples para os vendedores, além de reduzir as possibilidades de erros e retrabalhos. Manter uma estrutura de vendas atualizada e alinhada aos padrões atuais do mercado exige o auxílio da tecnologia e, por isso, sua implementação nos negócios deve ser uma prioridade.

Enfim, percebe-se ao longo do artigo que estruturar um setor de vendas é uma atividade que envolve vários fatores, o que acaba demandando uma grande atenção e aprimoramento constante dos responsáveis por um negócio. Assim, criar um time bastante produtivo e que busque alcançar metas eficazes é um objetivo comum de qualquer empreendimento, e que pode sim se tornar uma realidade.

Porém, antes de iniciar essa estruturação, é preciso contar com o apoio de todos os profissionais envolvidos nessa empreitada, a fim de otimizar a capacidade da empresa em acompanhar as inovações tecnológicas existentes no mercado.

Então, leve em conta as dicas aqui apresentadas sobre como elaborar corretamente o seu departamento de vendas e faça com que sua empresa se torne uma liderança no mercado empresarial.

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